18 Sortowanie i filtrowanie

Jeżeli mamy do czynienia ze zbiorem dużej liczby danych (setki lub miliony rekordów informacji), konieczny do ich opanowania staje się komputer i odpowiednie oprogramowanie. Spróbuj sobie wyobrazić ile informacji zawiera np. serwis Allegro, ile danych dotyczących sprzedawanych przedmiotów i sprzedawców. Jaki byłby potrzebny monitor, aby na jednym ekranie wyświetlić cały aktualnie sprzedawany asortyment?
Wybierając interesujący cię dział (np. elektronika) wykonujesz operację filtrowania a ustawiając ceny od najniższych sortowania.

Sortowanie

Na płycie dołączonej do naszego podręcznika (lub w paczce) znajduje się plik rekrutacja zawierający przykładowe dane o osobach (imię, nazwisko, płeć, ukończone gimnazjum, wyniki egzaminów, klasę oraz wybrany język obcy). Lista jest ułożona w kolejności przypadkowej (rys. 1).



Jeżeli chcielibyśmy posortować ją wg nazwisk możemy zrobić to w następujący sposób:
zaznaczamy komórkę B2 (pierwsze nazwisko w pierwszym rekordzie) z menu wybieramy dane | sortuj – pokaże się okno jak na rysunku 2.



w zakładce Opcje sprawdź czy zaznaczone jest „Zakres zawiera etykiety kolumn” wtedy pierwszy wiersz (żółty) pozostanie zawsze na swoim miejscu. Po kliknięciu OK dostaniemy wynik jak na rysunku 3 (lista posortowana jest wyłącznie wg nazwisk).



Jeżeli chcemy posortować listę wg klas a dopiero potem po nazwiskach musimy użyć dwóch kluczy sortowania (rysunek 4).



efektem będą dane jak poniżej.





Filtrowanie

Filtrowanie polega na wyświetlaniu danych, które spełniają wybrane przez nas kryteria. Operacje przeprowadzimy na wcześniej pobranym przez nas arkuszu. Zaznaczamy jakąś niepustą komórkę i menu wybieramy Dane | filtr | autofiltr. Każda komórka pierwszego wiersza zmieni się w listę rozwijaną (rys. 6).



Jeżeli chcemy wyświetlić dane dotyczące wyłącznie kobiet rozwijamy listę w polu płeć i zaznaczamy kobiety.



Efekt działania jak na rysunku 8.



Ikona listy rozwijanej w kolumnie C zmieniła nieznaczne wygląd informując nas, że to co widzimy to nie są wszystkie dane.
Jeżeli interesują nas wyłącznie kobiety z 1b rozwijamy listę w komórce H i wybieramy 1b (rys. 9)



Efekt działania poniżej



Wybranie opcji Dane | Filtr | Filtr standardowy daje jeszcze inne możliwości (rys. 11)





Tabele przestawne.

Tabele przestawne (ang. pivot table) pozwalają na sporządzanie czytelnych zestawień pogrupowanych w wierszach i kolumnach. Możemy automatycznie zliczać występowanie wartości, wybierać max i min, sumować, obliczać średnią itp. Operacje wykonywane są w nowym arkuszu nie naruszając oryginalnych danych.
Korzystając z danych w pliku rekrutacja zrobimy zestawienie średnich wyników z egzaminów humanistycznego i matematycznego z podziałem na poszczególne gimnazja.
Zaznaczamy cały obszar z danymi (A1:F166) i wybieramy z menu Dane | Tabela przestawna | Utwórz



w oknie Wybierz źródło potwierdzamy Bieżące zaznaczenie. Naszym oczom ukaże się nowe okno jak na rysunku 13.



Do obszaru wierszy przeciągamy pole Gimnazjum a do obszaru danych pola Eg_hum i Eg_mat. Klikamy na przeciągnięte pola i z rozwiniętej listy wybieramy funkcję średnia. Po potwierdzeniu w naszym arkuszu pojawi się nowa karta (rys. 14).



Więcej w naszym podręczniku na stronach 144 – 153. W ramach ćwiczeń możesz wykonać zadania ze strony 153.